「この業務は〇〇さんしか分からない」
そんな状況に心当たりはありませんか？
特定の担当者に業務が集中してしまう、いわゆる“属人化”は、実は個人の問題ではなく、業務の流れや情報が可視化されていないことが原因で起こるケースがほとんどです。
そこで注目されているのが、FileMakerを活用した業務の可視化です。
FileMakerを使えば、Excelや紙で分散管理されている情報を整理し、「誰が・何を・どこまで行っているのか」を一目で把握できるようになります。
本コラムでは、FileMakerを活用して業務を可視化し、属人化を解消していくための考え方と進め方について解説します。
【目次】
属人化というと、「特定の人しかできない状態＝問題」と捉えられがちです。
しかし多くの場合、それは個人の能力や姿勢の問題ではありません。
業務内容は判断基準が見える形で整理されていないと、経験のある人が感覚で処理するしかなくなります。
その結果、「あの人しか分からない」状態が生まれてしまうのです。
業務が可視化されていない現場では、さまざまな“見えない無駄”が発生します。
たとえば、「今どこまで進んでいるのか」分からず、都度担当者に確認しなければならないケース。これは確認する側だけでなく、聞かれる側の作業も止めてしまいます。
また、判断基準が共有されていないために、人によって対応が変わってしまうことも少なくありません。「なぜこの対応になったのか」が後から分からず、引継ぎや再対応に時間がかかる原因になります。
情報がExcelや紙、メールなどに分散している場合、「どれが最新なのか分からない」「探すだけで時間がかかる」といった状態に陥りがちです。
こうした問題は、担当者が不在になった瞬間に一気に表面化します。
業務が止まり、「あの人しか分からない」という状況が、初めてリスクとして認識されるのです。
FileMakerが業務の可視化に向いている理由は、とてもシンプルです。情報を一元化でき、業務の流れを見える形にしやすいからです。
属人化している現場では、情報がExcelや紙、メールなどに分散しています。FileMakerを使えば、これらの情報を一つのデータベースに集約できます。
「誰が・何を・どこまで進めているのか」を、同じ画面で確認できるようになり、全体像が把握しやすくなります。
FileMakerでは、ステータスや進捗画面を画面上で管理できます。そのため、今どの段階にあるのか、次に何をすべきかが自然と見えてきます。
判断を人の記憶や経験に頼らず、誰でも同じ基準で業務を進められる状態を作りやすくなります。
FileMakerは、既存の業務に合わせて項目や画面を調整できます。業務を変えずに可視化だけを進めることが可能です。
そのため、導入のハードルが低く、日常業務の中で使われ続ける仕組みになりやすいのが特徴です。
業務の可視化というと、「すべての業務を整理しなければならない」と考えてしまいがちです。しかし、それが失敗の原因になることも少なくありません。
最初から完璧な仕組みを作ろうと、設計に時間がかかり、結局使われなくなるケースが多いのです。
そのため、可視化は小さく始めて少しずつ整えていくことが大切です。たとえば、
こうした一部分から可視化を始めます。
FileMakerは、使いながら項目や画面を調整できます。「実際に使ってみて、足りないところを直す」この繰り返しが、無理のない改善につながります。
属人化は、特定の人の問題ではなく、業務や情報が見える形になっていないことから起こります。FileMakerを使って業務を可視化することで、「誰が・何を・どこまで行っているのか」を共有でき、属人化は少しずつ解消していきます。
重要なのは、新しく作り直すことではありません。
今使っているFileMakerを見直し、必要なところから整えていくことです。
また、FileMakerをまだ導入していない場合でも、必要な業務・機能だけに絞ったシンプルな管理システムから始めることも可能です。
小さな改善を積み重ねることで、無理なく使われ続ける仕組みを作ることができます。
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「まずは進捗が見えるようにしたい」といった小さな改善については、上記のタイムチャージ制がおすすめです。大きな改修を前提としないため、必要なところだけ無駄なく改善できます。
なお、作業内容や影響範囲が事前に判断しにくい場合は、内容を確認したうえでお見積りをご案内しています。無理に時間単位で進めることはありませんので、ご安心ください。
