FileMakerコラム

Excel管理の限界。FileMakerで業務を止めないデータ管理

Excelでのデータ管理は、手軽で始めやすい反面、データ量や関わる人数が増えてくると、運用が回らなくなることがあります。
今回は、Excel管理に限界を感じていたあるケースをもとに、FileMakerでどのように「業務を止めずに」データ管理を改善したのか、具体的な事例をご紹介します。

【事例紹介】歯科クリニックでのExcel管理

現場で起きていた課題

• Excelが複数あり、情報の確認に時間がかかる
• 入力方法がスタッフごとに異なり、表記ゆれ・入力漏れが発生
• 過去の患者情報や来院履歴を探すのに手間がかかる
• 院長や一部スタッフしか全体を把握できず、属人化していた

Excel管理の限界が見えたポイント

今回のケースでは、データそのものではなく、管理方法に負担が集中していました。

• スタッフが増えた
• 日々の入力回数が多い
• 長時間使い続けるデータである

こうした条件が重なると、Excel管理では限界が見えてきます。

FileMakerで行った対応

本ケースでは、既存のデータを活かしながら、FileMakerでデータベース化を行いました。

上記の対応で、診療を止めることなく、段階的に運用を切り替えています。

FileMaker導入後の変化：現場スタッフの声

患者さんの情報や来院履歴をすぐに確認できるようになり、受付や診療前の確認作業がスムーズになりました。

入力項目が整理され、入力方法も統一されたことで、表記ゆれや入力漏れが減り、確認の手間が少なくなりました。

患者情報や来院履歴をスタッフ全員が同じ画面で確認できるようになり、情報共有がしやすくなりました。

必要な情報をすぐに確認できるため、「どこにデータがあるのか分からない」といった不安が減りました。

本ケースでかかった費用

¥105,000～（税抜）

今回のケースでは、以下の作業時間で対応しています。

• ExcelデータをFileMakerへ取り込み：1時間
• 患者情報、来院履歴、売り上げデータを関連付けて管理：3時間
• 入力項目を整理し、ミスが起きにくい仕組みへ：2時間
• スタッフ全員が同じ画面・操作で利用できるよう設計：1時間

合計7時間
7時間×15,000円＝105,000円（税抜）
※Excelの構成やデータ量によって作業時間は変わります。

まとめ

歯科クリニックのように、日々データが増え続ける業務では、管理方法が業務効率に直結します。
FileMakerを活用することで、今あるExcelを活かしながら、業務を止めずにデータ管理を改善することが可能です。
ご質問などございましたらお気軽にT&Rサポートへお問い合わせください。